Ständige Arbeitsunterbrechungen führen zu Stress und Fehlern. 58 Milliarden Euro kostet das deutsche Unternehmen, hat eine Studie herausgefunden. Zeitmanagement ist daher längst nicht mehr exklusiv den Schreibtischtätern vorbehalten, auch im Handwerk wird es immer wichtiger, Zeit und Aufgaben gut zu strukturieren. Mit diesen Tipps gelingt es besser:
Grundstruktur planen
Geben Sie der Arbeitsplanung eine grundsätzliche Struktur. Beispielsweise legen Chefs Kundentermine, bei denen sie vor Ort sein müssen, auf den Vormittag und nachmittags kommt die Planung von Projekten und neuen Aufträgen zum Zug. Freitags könnte Büroarbeitstag sein. Eine solche Grundstruktur einzuführen ist Chefsache.
Aufgaben priorisieren
Verzwickt wird es, wenn Sie alle anstehenden Aufgaben möglichst sofort erledigen wollen, weil Sie alle als gleich wichtig ansehen. Sind sie aber meist nicht.
Dabei helfen kann eine Tabelle mit zwei Spalten und zwei Zeilen. Die Zeilen beschriften Sie mit „wichtig“ und „weniger wichtig“, die Spalten mit „dringend“ und „weniger dringend“.
Ein solches Vorgehen kann sowohl Betriebsinhaber entlasten als auch Azubis. Haben diese nämlich die Verantwortung für mehrere Aufgaben, lernen sie die Priorisierung von Anfang an.
Verantwortung abgeben – und annehmen!
Gerade in kleinen Betrieben ist es wichtig, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Ein Chef kann nicht alles allein stemmen! Dann heißt es, Zuständigkeiten zu verteilen. Wer ist beispielsweise für das Aufräumen und Säubern des Werkzeugs zuständig? Wer für das Befüllen des Fahrzeugs mit dem Material, das beim Kunden immer dabei sein muss? Dabei geht es nicht nur um simple Aufgaben! Für den Chef heißt das: Verantwortung abgeben und vertrauen, für Azubis, dass sie die ihnen anvertraute Aufgabe selbstständig und zuverlässig erfüllen. Zum Beispiel kann der Azubi es übernehmen, Vorher-Nachher-Fotos von der Baustelle zu machen und diese mit einem Kommentar in den Sozialen Medien zu posten.
Fokussiertes Arbeiten
Ständige Arbeitsunterbrechungen stressen und führen zu Fehlern. Daher raten Zeitmanagement-Experten zu geblockten Zeiten. Beispielsweise nimmt sich der Chef den Freitagnachmittag für Buchhaltungsfragen, die Wochenplanung, Kundenanfragen oder „Aufräumarbeiten“ vor. Dasselbe gilt für den Azubi: Er muss fokussiertes Arbeiten lernen – also kein Aufs-Smartphone-Schauen oder sich während einer konzentrierten Arbeit über andere Dinge unterhalten.
Pausen
Zu einem guten Zeitmanagement gehören Pausen. Sie dienen der körperlichen Regeneration und machen zudem den Kopf frei. Bei mehr als sechs Stunden Arbeit ist eine 30-minütige Pause Pflicht, werden es mehr als neun Stunden, sind es 45 Minuten.
Fahrt- und Wartezeiten nutzen
Ob es eine Fahrt zur Baustelle oder einem Lieferantentermin ist, um Fahrtzeiten kommen Sie nicht herum. Entscheiden Sie, ob es sich dabei um geschenkte Pausen handeln soll, oder ob Sie sie nutzen, um mit Kunden zu telefonieren. Azubis können sich beispielsweise Notizen für ihr Berichtsheft in der Zeit machen.
Automatisieren, wo es möglich ist
Erstellen Sie Vorlagen für wiederholte To-Dos. Auch eine digitale Zeiterfassung der Mitarbeiter ermöglicht einen besseren Überblick über Projekte und zukünftige Kalkulationen. Für große Projekte lohnt sich zudem eine digitale Baustellendokumentation. Die Einführung ist klar Chefsache, die Ausführung kann durchaus der Azubi übernehmen.
Ordnung halten
Ein jedes Ding hat seinen Platz. Das gilt sowohl für den Firmenwagen und seinen Inhalt als auch das Lager und die Baustelle selbst. Fehlt Material oder Werkzeug, muss es umständlich nachbeschafft oder der Kundentermin verlegt werden. Daher ist die oberste Prämisse: Ordnung halten und Verbrauchsmaterialien aufzufüllen für den nächsten Kundentermin.
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