Wer kennt das nicht: Von rechts und links prasseln die Aufgaben, Wünsche und Bitten von Kunden, Kollegen oder dem Chef auf einen ein.
Da fällt es schwer, den Überblick zu behalten, und nicht selten schieben wir unangenehme Aufgaben immer weiter vor uns her. Wir fangen an zu prokrastinieren. Je nachdem, wen man fragt, geben Menschen verschiedene Gründe an, warum sie Arbeit aufschieben. Typische Gründe sind: Faulheit, Versagensangst, Multitasking, Perfektionismus oder auch Angst vor komplexen oder unangenehmen Aufgaben. Doch die gute Nachricht ist: Neue Routinen lassen sich erlernen – unter anderem mit den folgenden Tipps.
Führen Sie eine To-do-Liste
Legen Sie eine Liste mit allen Aufgaben an, die anstehen. Das ist die Generalliste, diese wird regelmäßig aktualisiert, etwa, wenn Aufgaben erledigt sind.
Priorisieren: Dringend vor wichtig
Um entscheiden zu können, welche Angelegenheiten zuerst anstehen, hilft das sogenannte Eisenhower-Prinzip: Danach gilt es, die dringendsten und wichtigsten Aufgaben zu priorisieren und alles andere auszusortieren. Als wichtig gelten dabei Angelegenheiten, die früher oder später bearbeitet werden sollten, weil sich daraus Vorteile für die mittel- bis langfristigen Ziele ergeben. Dringende Aufgaben sind wiederum solche, bei denen negative Konsequenzen zu erwarten sind, wenn sie nicht pünktlich erledigt werden. Dazu gehören zum Beispiel von Kunden festgelegte Deadlines oder nicht verhandelbare Abgabefristen bei Behörden. Bei der Tagesplanung wird vor allem das Dringliche angegangen. In einem Wochenplan ist es dagegen auch möglich, wichtige Aufgaben unterzubringen.
Den Frosch essen
Sehr wahrscheinlich befindet sich unter den relevantesten Aufgaben auf der Tagesliste eine, die Ihnen besonders schwerfällt. Diese Aufgabe wird im englischen Sprachraum als „Frosch“ bezeichnet. Dem zugrunde liegt das amerikanische Sprichwort „Eat the Frog!“, das bedeutet im übertragenen Sinn: Erledigen Sie am Beginn jedes Arbeitstages immer zuerst die unangenehmste Aufgabe. Um diese zu identifizieren, fragen Sie sich: „Welche Angelegenheit bereitet mir am meisten Unbehagen?“ Eine schwierige Aufgabe ständig im Hinterkopf zu haben, raubt Ihnen auch unnötig Energie, schließlich muss sie sowieso irgendwann erledigt werden.
Kein Multitasking
Multitasking gibt es nicht. Für das menschliche Gehirn ist es nämlich unmöglich, zwei oder mehr komplexe Aufgaben gleichzeitig und in derselben Qualität zu erledigen. Das Ergebnis ist, dass Aufgaben nur oberflächlich bearbeitet werden und die Ergebnisse unbefriedigend sind. Außerdem kosten solche Multitasking-Versuche jede Menge Energie und verursachen Stress, der die Produktivität nachweislich vermindert.
Perfektionismus über Bord werfen
Wer seine Arbeit ständig überprüft und einen übermäßigen Wert auf eigentlich vernachlässigbare Details legt, benötigt viel Zeit und Nerven. Meist steht das in keinem Verhältnis zum womöglich perfekten Ergebnis. Effizient zu arbeiten, bedeutet daher auch, viele Arbeiten „nur“ gut zu erledigen. Das ist oft besser, als alle Energien auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, während alle anderen hinten runter fallen. Die B-Seite: Dafür müssen Sie jedoch akzeptieren, dass der ein oder andere Fehler passieren kann.
Ablenkungen ausschalten
E-Mails, Nachrichten in Teams oder Anrufe sind immer eine Unterbrechung des Arbeitsablaufs. Je öfter solche Störungen passieren, desto größer ist der Stress, denn es braucht immer wieder eine gewisse Zeit, um sich erneut auf seine Arbeit zu fokussieren. Das Ziel sollte es also sein, häufige Ablenkungen zu unterbinden. So schwer es vielleicht fällt: Deaktivieren Sie die Instant-Alerts in Ihrem Mailprogramm, auf Ihrem Smartphone und bei den Socials und legen Sie eine Zeit fest, in der Sie Ihre Korrespondenz möglichst in einem Rutsch erledigen. Das kann nach der Mittagspause oder kurz vor Schichtende sein. Und auch, wenn es trivial erscheint: Privates gehört in die Pausen. Dazu zählen private WhatsApp-Nachrichten, belanglose Telefongespräche und Nachrichten an Ihre Social-Media-Accounts.
1 Die selbst eingeschätzte Reihenfolge sollte abgearbeitet werden. Dabei gilt: Dringend vor wichtig!
2 Um Ablenkungen zu verhindern sollten Instant-Alerts normalerweise abgeschaltet sein.
Bild: DALL·E/Held/SBZ Monteur
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Bild: D. Neitzel
