Der Auftrags-Bearbeitungsbogen
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Wenn man im Hause des Kunden tätig wird, hat man ihn mit. Und wenn die eigentliche Arbeit getan ist, muss man ihn ausfüllen und unterschreiben lassen - den Auftrags-Bearbeitungsbogen. Wenn das zu lässig abgearbeitet wird, macht das Büro später auf Stress.
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Die Arbeit geht leicht von der Hand, die neue Küchenspülen-Armatur ist schnell eingebaut und angeschlossen. Ratz-Fatz gemacht, Profiarbeit eben. Und dann kommt der Punkt, den so mancher Monteur überhaupt nicht mag: Er muss den oft so genannten „Arbeitszettel“ ausfüllen, also den Papierkram erledigen. Welches Material eingebaut wurde, welche Hilfsstoffe nötig waren, wie lange die Arbeit gedauert hat, usw. Um die ungeliebte Schreiberei hinter sich zu bringen, fasst man sich oft kurz - die im Büro werden schon wissen, was gemeint ist!
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Eine teure Rechnung
Wer so denkt, der sorgt dafür, dass die Rechnung an den Kunden für den Betrieb richtig teuer wird. Und genau das ist ja ganz sicher nicht im Sinne aller Beteiligten. Denn ist der Auftrags-Bearbeitungsbogen nicht eindeutig und unmissverständlich ausgefüllt, wird der Weg hin zur korrekten Rechnung lang. Rückfragen beim Monteur sind nötig, damit die Kollegen im Büro verstehen, was genau beim Kunden gemacht und an Material verarbeitet wurde. Der Versand der Rechnung verzögert sich. Die Büromannschaft muss sich den Arbeitszettel X-mal vornehmen bis alles klar ist. Und der Kundendienstler wird eben durch Fragen über Arbeiten genervt, die schon eine Woche oder länger zurückliegen. Da liegt Stress buchstäblich in der Luft. Der zeitliche Aufwand, die Rechnung zu schreiben, nagt zudem gnadenlos am Gewinn, von dem der Boss und sein Team leben müssen.
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Eine Sprache sprechen
Knackpunkt Nummer Eins ist die Bezeichnung der Materialien. Wer hier zum Beispiel „1 Stck. Spülenarmatur“ vermerkt, der hat - im Hinblick auf die angebotene Vielfalt solcher Entnahmestellen - nicht wirklich etwas ausgesagt. Hersteller, Modellbezeichnung und Bestellnummer (steht ja alles auf der Armaturenverpackung) müssen daher auf dem Arbeitszettel verewigt werden. In Sachen Kleinteile sollten sich Bürobesatzung und Monteure auf festgelegte Bezeichnungen verständigen. Denn z. B. eine Rotguss-Wandscheibe 15 x Rp½ wird da schnell mal zum halbzölligen Deckenwinkel oder zum Rotguss-Winkelverbinder 15 x ½ innen. Ferner ist es wichtig, dass man seinen Kollegen im Büro die Chance gibt, die Aufzeichnungen wirklich entziffern zu können. Im Stehen freihändig (mit dem Blatt auf einem Klemmbrett fixiert) notiert, entstehen nicht selten Schriftzeichen, die man tatsächlich nur noch selber lesen kann. Hier sollte man sich einen geeigneten Platz suchen, an dem man den Auftrags-Bearbeitungsbogen in aller Ruhe sauber ausfüllt. Das ist auch deshalb wichtig, weil der Kunde nach Arbeitsabschluss das Papier unterschreiben soll. Und das kann man ja nur erwarten, wenn er selber lesen kann, was notiert wurde. Dabei können auch Fragen des Kunden (Wofür haben Sie denn das gebraucht? Warum schreiben Sie 1,5 Arbeitsstunden auf, Sie waren doch nur 70 Minuten hier? Warum... etc.) direkt beantwortet werden.
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Dieser Kundendialog trägt dazu bei, dass die Rechnung später nicht beanstandet wird. Der Kunde fühlt sich somit fair behandelt, da die Rechnung und der Arbeitszettel zueinander passen. Und damit steigt natürlich auch die Wahrscheinlichkeit des fristgerechten Ausgleichs des Rechnungsbetrages.
