Häufig stellen Monteure vor Ort fest, dass Kunden sich nicht auf die anstehende Arbeit des Installateurs eingestellt haben. Sie haben dann nichts beiseite geräumt oder sich nicht klargemacht, dass es Einschränkungen geben wird. Meist entsteht dann ein Zeitverlust, weil der Montageort nicht vorbereitet ist und die Mitarbeiter erst einmal Gegenstände, z. B. Möbel, wegstellen müssen, um sich Platz zu schaffen. Das sogenannte „Einrichten der Baustelle“ verursacht je nach Objekt oft eine halbe Stunde zusätzlicher Arbeitszeit. Diese ist im Angebot nicht unbedingt aufgeführt und kann daher nicht ohne Weiteres berechnet werden. Mit der Auftragsbestätigung sollte der Kunde daher im Idealfall Hinweise und Informationen erhalten, wie er die Montagearbeiten unterstützen kann. Der Text sollte kundenorientiert formuliert sein, damit der Kunde sich nicht belehrt fühlt. Bei der Arbeitseinteilung in der Firma sollte auch geklärt sein, ob zusätzliche Zeit eingeplant werden muss für den Transport der Materialien vom Fahrzeug bis zum Ort der Montage. Auf dem Montagebericht, den der Kunde unterschreibt, kann man die zusätzlichen Arbeitszeiten der Vorbereitung aufführen, auch auf der Rechnung ist das möglich.
Anspruchsvolle Kunden erwarten, dass die Mitarbeiter nach ihren Arbeiten alles wieder so hinstellen, wie es gewesen ist. Hier ist eine klare Absprache wichtig. Denn üblich ist eigentlich nur die Reinigung des Bodens. Es soll Kunden geben, die einfach mal testen wollen, wie weit sie gehen können. Wenn man nie absagt, gewöhnt man sie an Zusagen. Ausgefallene Wünsche müssen auch dann abgelehnt werden, wenn sie höflich vorgebracht werden.
Zugang zu den Räumen
Für die Arbeiten benötigen die Mitarbeiter ausreichend Platz am Montageort. Ebenso ist ein freier Zugangsweg erforderlich, um Material transportieren zu können. Die Arbeitszeit verlängert sich bei Nichteinhaltung und verzögert den Abschluss der Arbeiten. Wenn das Team erst noch Möbel und andere Gegenstände wegräumen muss, verursacht das Kosten, die im Angebot nicht berücksichtigt sind. Für Arbeiten in oberen Etagen muss die ausführende Firma informiert werden, wenn kein Lift vorhanden ist. Im Vorfeld muss geklärt sein, wann die Monteure das Wasser oder den Strom abstellen können, damit sich auch die Mitbewohner darauf einstellen können.
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Ausführung der Arbeiten
Werden vom Kunden zusätzliche Leistungen verlangt, weist man auf Üblichkeiten hin: „Zur Ausführung kommen nur die im Auftrag vereinbarten Leistungen. Wir bitten um Verständnis, dass zusätzliche Arbeiten, die mit dem Auftrag nicht in Verbindung stehen, nur nach ausdrücklicher Absprache vorgenommen werden. Für Nebenarbeiten oder Gefälligkeitstätigkeiten sind unsere Mitarbeiter nicht versichert und dürfen schon deshalb diese nicht ohne Abstimmung ausführen.“
Eine Parkmöglichkeit des Lieferwagens an allen Tagen der Montage, möglichst direkt vor dem Gebäude, ist Angelegenheit des Auftraggebers. Monteure benötigen Zugang zu Steckdosen, eventuell auch einen Wasseranschluss.
Es ist zweckmäßig, dem Kunden eine eventuell notwendige Checkliste einige Tage vor der Montage zu mailen.
Sind bei der Abnahme noch Mängel, die beseitigt werden müssen, werden diese besprochen und im Beisein des Kunden im Protokoll aufgeführt. Bis zur völligen Erledigung wird die Abnahme als Teilabnahme bezeichnet.
Manche Fehler entdeckt der Monteur während der Abnahme. Um einen Termin zur Erledigung zu vereinbaren, ist die sofortige Rücksprache mit dem Büro erforderlich. Wird die Funktion durch den Fehler beeinträchtigt, muss allerdings mit einem „Schnell-Einsatz“ sofort reagiert werden.
Terminänderung
Wenn ein fest vereinbarter Termin seitens des Kunden nicht eingehalten werden kann, muss eine Absage bis spätestens vier Arbeitstage vorher erfolgen. Bei einem Versäumnis werden mindestens die Fahrtkosten in Rechnung gestellt, sofern die Mitarbeiter den Kunden nicht antreffen und die Arbeiten nicht ausgeführt werden können. Es gibt Firmen, die auch den Stundensatz zusätzlich berechnen. Selbstverständlich kann der Auftraggeber auch eine andere Person beauftragen, die Mitarbeiter ins Haus zu lassen. Diese Person sollte auch berechtigt sein, den Arbeitsnachweis am Ende der Arbeiten abzuzeichnen. Hierzu sollte das Team die Informationen erhalten. Für Notfälle oder wichtige Fragen sollte dann aber zusätzlich auch die Handynummer des Kunden bekannt sein.
