Bei Effizienz heißt es, mit dem geringsten Aufwand zu arbeiten. Effektivität kommt vor Effizienz, das Arbeitsziel steht dabei im Blickpunkt, der Aufwand an zweiter Stelle. „Nicht die Schweißtropfen zählen, sondern die Tore“, meint Franz Beckenbauer. Folgende Effektivitätsbremsen sind zu vermeiden:
1. Mangelnde Konzentration
Wenn man sich etwas fest vornimmt wie „Jetzt konzentriere ich mich voll und ganz“, reduziert man Ablenkungen und ist voll und ganz bei der Sache. Hält der Monteur seine augenblickliche Arbeit für wichtig und gibt er ihr einen hohen Stellenwert, ist es für ihn leichter, sich zu konzentrieren. Die Priorisierung einer Aufgabe führt dazu, dass man sie ungestört am Stück erledigen will. Auch das Arbeitstempo hat mit der Konzentration zu tun. Mit dem Arbeitstempo ist es wie beim Autofahren: Die einen sagen, dass man sich bei hohem Tempo mehr konzentrieren muss, andere meinen, dass die Konzentration mit der Geschwindigkeit nicht viel zu tun hat.
Effektiver arbeiten heißt nicht schneller, mehr und länger arbeiten. Fehlerfrei zu arbeiten ist wichtiger als das hohe Arbeitstempo mit dem Risiko, dabei Fehler zu machen. Bei hoher Konzentration kommen Ideen, wo man Zeit und Material sparen kann, wie man Arbeiten vereinfacht. „Rationell arbeiten“ bedeutet, die Arbeit in einzelne Schritte zu zerlegen und überflüssige Handgriffe oder Wegezeiten zu erkennen. Es ist für den Monteur auch ein Erfolgserlebnis, wenn er bei der Montage durch Überlegungen auf Rationalisierungsideen kommt. Bewährt hat es sich, Arbeiten zu bündeln, gleichartige Tätigkeiten am Stück zu erledigen und nicht so, wie sie gerade anfallen.
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2. Umständliches Arbeiten
Ein „Umstandskrämer“ ist, wer Arbeiten umständlich durchführt, sich kaum Gedanken macht, wie man etwas vereinfachen kann. Es ist wie beim Autofahren, wenn man einen Umweg fährt und das Navi einfach nicht benutzt. Es sind immer nur drei oder vier Minuten pro Stunde, die man dadurch verlieren oder bei Rationalisierung gewinnen kann. Am Tagesende kann das über eine halbe Stunde ausmachen. Weil das nicht groß auffällt, unternimmt man nichts dagegen. Da umständliches Arbeiten keine Schmerzen verursacht, fällt es auch nicht auf. Jeder Handgriff, der überflüssig ist, kann gespart werden. Man muss einfach darüber nachdenken, was sich vereinfachen lässt. Oft entdeckt man, dass der Kollege umständlich ist, will sich aber um des lieben Friedens willen nicht einmischen.
Der Umstandskrämer ist oft mit der Aufgabe oder dem Termin so beschäftigt, dass er sich kaum Gedanken macht, was sich einfacher erledigen lässt. Die tägliche Routine führt dazu, dass man jeden Tag alles so macht wie bisher. Und auch der Chef hat keine Idee, was sich anders machen ließe. Oft fehlt einfach die Zeit zum Nachdenken. Die besten Ideen kommen immer, wenn man auch die Unterstützung von Kollegen hat, wenn man gemeinsam überlegt, was sich einfacher machen lässt.
Umständliches Arbeiten ergibt sich auch durch Unordnung im Werkzeugkoffer oder im Lieferwagen. Das führt zur lästigen Sucherei, die immer nur ein paar Minuten dauern, sich aber summieren. Dabei wird man noch ungeduldig und ist demotiviert. Zugegeben – Ordnung halten kostet auch Zeit, man behält aber den Überblick und vermeidet Nervosität durch Sucherei.
3. Vermeidbare Arbeitsunterbrechungen
Effektiv arbeiten heißt, dass man sich nur in Ausnahmefällen bei der augenblicklichen Tätigkeit unterbrechen lässt. Arbeiten werden grundsätzlich am Stück erledigt. Denn um sich nach einer Unterbrechung wieder auf die ursprüngliche Tätigkeit zu konzentrieren, braucht man wieder eine Anlaufzeit, das kostet Energie und verursacht Stress. Vielen ist das gar nicht bewusst. Unterbrechungen lassen sich nicht immer vermeiden, aber man ist ihnen auch nicht hilflos ausgeliefert. Ein Motor, den man nur ein paar Sekunden laufen lässt und dann wieder abstellt, wird gar nicht erst auf Betriebstemperatur kommen. Er wird nie seine volle Leistungsfähigkeit erreichen und sogar mehr Kraftstoff verbrauchen. Man kann sich daran gewöhnen, wegen einer Rückfrage ständig unterbrochen zu werden. Für den „Unterbrecher“ ist es einfacher, den Chef oder einen Kollegen zu fragen, als sich erst einmal selbst Gedanken über seine Aufgabe zu machen. Arbeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, sollten von niemandem unterbrochen werden. Der Unterbrecher leidet nicht darunter, nur der Unterbrochene.
Häufig kommt es zur Eigenunterbrechung. Man denkt schon während der augenblicklichen Arbeit an eine neue, andere Tätigkeit, ist mit den Gedanken schon woanders. Die Konzentration lässt nach, wenn man sich während einer Tätigkeit gedanklich mit einer anderen Aufgabe beschäftigt. Unser Gehirn kann nicht zwei Themen gleichzeitig verarbeiten, es switcht dabei immer zwischen den Themen hin und her. Man trainiert sich sogar eine Aufmerksamkeitsstörung an und kann sich auf Dauer nicht mehr voll auf das konzentrieren, was man gerade tut.
Bei unklarer Arbeitsanweisung kommt es oft zu telefonischen Rückfragen in der Firma. In Seminaren klagen Techniker und Monteure über unklare Informationen, die bei der Arbeitsausführung verwirrend sind. Kunden oder Vorgesetzte sind genervt, wenn es zu Rückfragen kommt, der Zeitaufwand zur Klärung wird vom Kunden bei der Abrechnung nicht anerkannt.
Der größte Störenfried ist das Smartphone. Es geht nicht um die grundsätzliche Ablehnung, sondern um die Eingrenzung der Handynutzung. Nach jedem Gespräch ist man gedanklich noch mit dem Gesprächsinhalt beschäftigt, darunter leidet die Konzentration.
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4. Festhalten an Gewohnheiten
Eine Veränderung heißt für alle, Gewohnheiten zu verlassen und neue Wege einzuschlagen. Der Arbeitstyp „Bewahrer“ („Bisher ist doch alles gut gelaufen“) steht dem Typ „Veränderer“ („Neuheiten sind doch Chancen für uns“) gegenüber. Es gilt, Gutes zu sichern und Neues zu wagen.
Für Mitarbeiter bedeuten Veränderungen im Arbeitsablauf ein Umdenken, das heißt, Gewohnheiten zu verlassen, und löst nicht überall Begeisterung aus. Wenn man nötige Veränderungen auf später verschiebt, braucht man doppelte Anstrengungen, um den Rückstand gegenüber dem Wettbewerb aufzuholen. Der Arbeitgeber ist auch darauf angewiesen, dass sich das Team mit Veränderungen befasst und ihm Anregungen liefert. Wer sich nur auf seine Erfahrungen beruft, steckt in seinem „Erfahrungsgefängnis“, kann keine neue Handlungsfelder entdecken. Was in der Vergangenheit erfolgreich war, ist es nicht automatisch in der Zukunft. Gewohnheiten führen dazu, dass man ohne große Anstrengung arbeitet, über andere Abläufe wird gar nicht lange nachgedacht.
Die Geburtsstunde neuer Ideen entsteht, wenn man probiert, ob man eine Arbeit nicht auch auf eine andere Art erledigen kann. Dabei stellt man sich zunächst die Fragen: Warum erledige ich diese Aufgabe so? Wo könnte ich rationalisieren? Wo kann ich Zeit sparen? Was lässt sich vereinfachen? „Die Herausforderung für Mitarbeiter besteht darin, sich permanent Gedanken zu machen, was man ändern könnte, und nicht gleich aufzugeben, wenn eine Idee scheitert“, meint Götz Werner in seiner Autobiographie „Womit ich nie gerechnet habe“, List Taschenbuch, 5. Auflage 2019. Meist sind es die Arbeitnehmer, die auf Ideen kommen, nicht nur der Arbeitgeber.
Gewohnheiten bilden eine riesige Widerstandskraft, wenn es um Veränderungen geht. „Never change a running system“, lautet ein bekannter Ausspruch. Warum den Arbeitsablauf ändern, wenn derzeit alles gut läuft? Es ist bequemer, im „Energiesparmodus“ zu arbeiten.
Aber: Bestehende Systeme und Gewohnheiten haben irgendwann ein Verfallsdatum erreicht. Veränderungen gibt es nicht nur im technischen Bereich und der Digitalisierung, sondern oft in der Organisation.
Eine Veränderung heißt für alle, vertrautes Gebiet zu verlassen und neue Wege einzuschlagen. Bewahrer erinnern sich, dass auch früher schon eine Änderung schiefgelaufen ist, nachgebessert werden musste oder gar zurückgenommen wurde. Erinnerungen an solche Fälle werden wieder wach und man vergisst dabei, dass es mehr erfolgreiche Neuerungen gab als solche, die schiefgelaufen sind.
Bekannt ist die Story vom Waldarbeiter, der seit Stunden pausenlos Bäume mit einer alten, unscharfen Säge sägt. Jemand fragte ihn, ob er die Säge nicht einmal schärfen würde, um besser zu sägen. Er meinte, das geht nicht, er habe keine Zeit, die Säge zu schärfen. Im übertragenen Sinn heißt es für den Monteur, mit alten Werkzeugen und veraltetem Material zu arbeiten, weil niemand Zeit hat, sich mit den neuesten
Methoden zu beschäftigen.
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