Grundsätzlich ist eine Rechnung sofort fällig. Das steht sogar im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 271 Abs. 1 BGB). Das heißt, im Idealfall werden Ware und Rechnung auf der einen und der Kaufbetrag auf der anderen Seite zur selben Zeit ausgetauscht. Da das nicht immer der Fall ist, gibt es Zahlungsziele und Zahlungsfristen. Beides wird zwar häufig gleichbedeutend genutzt, im rechtlichen Sinn haben die beiden Begriffe jedoch zwei unterschiedliche Bedeutungen und damit auch Folgen.
Was ist eine Zahlungsfrist auf einer Rechnung?
Eine Zahlungsfrist verlängert die Zeit zwischen der Übergabe der Ware und deren Bezahlung. Kunde und Lieferant können sie individuell festlegen oder sich auf die gesetzliche Regelung verlassen. Letztere räumt dem Kunden 30 Tage ein, um die Rechnung zu begleichen. Diese 30 Tage sind die Zahlungsfrist. Ab dem 31. Tag sind Kunden demnach in Zahlungsverzug.
Die gesetzliche Zahlungsfrist kommt automatisch zum Tragen, wenn Kunde und Rechnungssteller nichts anderes vereinbart haben und der Kunde ein Unternehmen ist, also keine Privatperson. Handelt es sich um einen privaten Kauf, muss die Rechnung ausdrücklich eine Zahlungsfrist von 30 Tagen ausweisen oder den Hinweis auf die gesetzliche Zahlungsfrist enthalten.
Kunde und Lieferant haben auch die Möglichkeit, eine individuelle Zahlungsfrist festzulegen. Eine kürzere Frist als die gesetzlichen 30 Tage muss über einen Vertrag oder die allgemeinen Geschäftsbedingungen vereinbart sein. Für längere Zahlungsfristen reicht es, den längeren Zeitraum einfach auf der Rechnung anzugeben. Allerdings darf die Frist maximal 60 Tage betragen. Mehr sind nur zulässig, wenn das ausdrücklich vereinbart wurde und angemessen und dem Gläubiger zumutbar ist.
Die Vorteile einer Zahlungsfrist: Kunden haben Klarheit darüber, wie viel Zeit sie haben, um eine Rechnung zu begleichen. Der Verkäufer hat den Überblick, wann die Rechnung überfällig ist, und Zahlungsverzug droht.
Wann beginnt die Zahlungsfrist?
Grundsätzlich gilt das Prinzip „Zug um Zug“. Das heißt: Ware und Bezahlung sollen prinzipiell gleichzeitig erfolgen. Daraus folgt: Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Erhalt der Rechnung beim Kunden. Wird die Rechnung per Post versandt, geht man im Zweifel von einer Zustelldauer von drei Werktagen aus. Beim Versand per E-Mail gibt es diesen Zeitversatz nicht.
Was ist ein Zahlungsziel?
Während eine Zahlungsfrist einen Zeitraum beschreibt, legt ein Zahlungsziel ein ganz konkretes Datum fest. Das Zahlungsziel ist in § 188 BGB definiert. Eine Formulierung für ein Zahlungsziel auf einer Rechnung wäre zum Beispiel: „Bitte zahlen Sie den Rechnungsbetrag bis zum 30.11.2021“ oder „Zahlbar sofort und ohne Abzug“.
Wann wird die Mahnung bei Verzug fällig?
Wann Verzugszinsen oder Mahnkosten fällig werden, richtet sich danach, welche Art der Zahlungsfrist vereinbart wurde, ob der Kunde ein Unternehmen oder ein Verbraucher ist oder ob es ein Zahlungsziel gibt.
Keine Zahlungsfrist: Für private Käufer gilt eine Frist von drei Werktagen nach Erhalt der Rechnung. Danach kann der Verkäufer mahnen. Zahlt der Kunde auch nach Erhalt der Zahlungserinnerung nicht, befindet er sich im Schuldnerverzug. Erst dann darf der Lieferant ihm Verzugszinsen oder Mahnkosten in Rechnung stellen. Handelt es sich um einen Unternehmenskunden, greift die gesetzliche Zahlungsfrist.
Gesetzliche Zahlungsfrist: Zahlt der Kunde nicht binnen 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung, kann bei geschäftlichen Kunden die erste Zahlungserinnerung entfallen. Der Verkäufer darf sofort kostenpflichtig mahnen. Bei Privatpersonen geht der Gesetzgeber nicht davon aus, dass sie die gesetzliche Zahlungsfrist kennen, und sieht eine vorgeschaltete Zahlungsaufforderung vor.
Vereinbarte Zahlungsfrist: Wurde die Zahlungsfrist einseitig oder im gegenseitigen Einvernehmen vereinbart, ist eine erste Mahnung notwendig, um den Zahlungsverzug mit all seinen Folgen eintreten zu lassen.
Zahlungsziel: Wurde ein Datum für die Zahlung bestimmt, muss der Verkäufer nicht erst mahnen. Der Verzug tritt am Tag nach dem festgelegten Zahlungstermin ein. Der Käufer muss dann mit Kosten für eine Mahnung oder Verzugszinsen ohne vorherige Zahlungserinnerung rechnen – ganz gleich, ob privat oder gewerblich.
1 Eine gesetzliche Regelung räumt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen zwischen Kunde und Lieferant ein.
2 Eine Zahlungsfrist kann auch individuell vereinbart werden.
3 Eine Zahlungsfrist beginnt mit dem Erhalt der Rechnung beim Kunden.
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