Seit dem 1. Januar 1993 ist der Europäische Binnenmarkt in Kraft. Grenzkontrollen gab es nicht mehr und damit wurde auch die Einfuhrumsatzsteuer abgeschafft. Das war die Geburtsstunde der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-ID.
Was ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Damit die Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Geschäften nicht komplett unter den Tisch fällt, wurde das Umsatzsteuer-Kontrollverfahren eingeführt und mit ihm die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Unternehmen.
Die USt-ID ersetzt auf Rechnungen die Steuernummer, wird jedoch zusätzlich zur Steuernummer von Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilt. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die USt-ID Nummer eine Pflichtangabe auf der Rechnung. Auch im Impressum auf der Unternehmens Webseite muss die Nummer genannt werden. Deutsche USt-IDs beginnen immer mit „DE“.
Wer benötigt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Eine USt-ID erhalten ausschließlich Unternehmen und Unternehmer. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie gewerblich oder freiberuflich tätig sind. Wer ausschließlich mit inländischen Betrieben Geschäfte macht, der kann zwar eine USt-ID beim Bundeszentralamt beantragen, notwendig ist es jedoch nicht. Erst, wenn grenzüberschreitende Lieferungen hinzukommen, und die Lieferungen umsatzsteuerfrei die Grenze passieren sollen, ist eine USt-ID Pflicht.
Über die Ziffern der USt-ID lassen sich Unternehmen innerhalb der EU eindeutig zuordnen und prüfen. Unternehmen, die eine USt-ID besitzen, können Lieferungen und Leistungen umsatzsteuerfrei erbringen und erhalten, sofern das andere Unternehmen ebenfalls eine gültige USt-ID besitzt. Dann müssen auf der Rechnung beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern stehen. Deutsche USt-IDs beginnen immer mit „DE“.
Warum müssen Unternehmen die USt-ID von Geschäftspartnern prüfen?
Die Umsatzsteuer-ID ist Voraussetzung dafür, grenzüberschreitend umsatzsteuerbefreite Geschäfte zu machen. Stellt sich im Nachhinein heraus, das zum Beispiel die ID eines französischen Fliesenlieferanten falsch war, muss der deutsche Betrieb, das Geschäft neu abrechnen. Die, durch die Falsche ID, fehlende Steuer wird dann aus der eigenen Kasse gezahlt, und das kann - je nach Umfang des Geschäfts - ganz schön ins Geld gehen.
Wann wird eine Umsatzsteuer-ID ungültig?
Die Vergabe einer gültigen USt-ID ist an den Unternehmensstatus geknüpft. Das heißt, nur Unternehmer erhalten die ID Nummer. Erlischt der Unternehmerstatus nach § 2 UStG, erlischt auch die Gültigkeit der USt-ID. Soll eine ungültige ID wieder aktiviert werden, muss das beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Dieses leitet den Antrag weiter zum BZSt.
Wie prüfen Betriebe die USt-ID von ausländischen Geschäftspartnern?
Die Prüfung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer läuft über das Bundeszentralamt für Steuern. Es gibt die Möglichkeit einer Einzelabfrage und einer Mehrfachabfrage. Beides ist laut BZSt „rund um die Uhr“ möglich.
Einzelabfragen können Unternehmen per Kontaktformular, Brief, E-Mail, Telefon oder auch Fax stellen. Für Mehrfachabfragen können Unternehmen die Abfrage der USt-IDs via XML-RPC-Schnittstelle ins eigene Softwaresystem einbinden. Die Abfrage läuft dann automatisiert, eine händische Erfassung ist dann nicht mehr notwendig.
Die Anfragen und Antworten werden jeweils in Echtzeit an den entsprechenden EU-Mitgliedsstaat geschickt.
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