Wer einer Betriebsprüfung unterzogen werden kann, regelt die Abgabenordnung (AO) ab § 193. Demnach kann das Finanzamt jederzeit eine Betriebsprüfung in Unternehmen durchführen – unabhängig von Rechtsform und Größe, zum Beispiel bei Kleinunternehmern, Freiberuflern, GmbHs, AGs, UGs und auch land- und forstwirtschaftlichen Unternehmen.
Auch Privatpersonen können durchleuchtet werden, falls sie in einem Jahr mindestens 500.000 Euro positive Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erhalten haben.
Welchen Anlass gibt es für eine Betriebsprüfung?
Der Grund für eine Betriebsprüfung ist immer, dass das Finanzamt sicherstellen will, dass Steuern korrekt abgeführt werden. Die Behörde kennt zwei Arten von Betriebsprüfung: die anlassbezogene Betriebsprüfung sowie die nicht anlassbezogene Betriebsprüfung.
Anlassbezogene Betriebsprüfung
Anlässe für eine Betriebsprüfung können zum Beispiel Meldungen durch die Veranlagungsstellen oder andere Abteilungen des Finanzamts sein. Ein Beispiel dafür sind Auffälligkeiten in der Bilanz eines Einzelunternehmens bei der Bearbeitung der Einkommensteuererklärung. Können die Fragen durch den Steuerberater nicht geklärt werden, wird ein Betriebsprüfer hinzugezogen. Weitere Beispiele können sein:
mehrjährige Verluste
außergewöhnlich hohe Abschreibungen
außergewöhnlich hohe Kassenbestände in der Bilanz
regelmäßig verspätete Abgabe oder Nichtabgabe von Steuererklärungen und Gewinnermittlungen
branchenunübliche starke Umsatz- und Gewinnschwankungen
Ein weiterer Anlass können Kontrollmaterialien sein, denn Betriebsprüfer erstellen bei einer Prüfung häufig Kontrollmitteilungen. Dabei kopieren Sie Eingangsrechnungen, die andere Unternehmen an das geprüfte Unternehmen ausgestellt haben und überlassen sie dem Finanzamt des anderen Unternehmens mit einem Hinweis zu möglichen Auffälligkeiten.
Auch eine Anzeige ist ein möglicher Anlass für Betriebsprüfungen. Oft sind das anonyme Anzeigen von ehemaligen Angestellten, Geschäftspartnern oder Personen aus dem privaten Unternehmerumfeld. Oft handelt es sich dabei um Racheakte, daher führt auch nicht jede anonyme Anzeige zu einer Betriebsprüfung.
Weitere Anlässe sind Kassen-Nachschauen oder eine Empfehlung des vorherigen Betriebsprüfers, falls dieser eine Anschlussprüfung für notwendig hält.
Nichtanlassbezogene Betriebsprüfung
Diese Kategorie enthält zwei Arten von Betriebsprüfungen. Zum einen gibt es die Prüfung nach Zufallsauswahl. Dabei werden Unternehmen aus dem Zuständigkeitsbereich des jeweiligen Finanzamtes ermittelt per elektronischer Zufallsauswahl. Diese soll eine Gleichmäßigkeit der Besteuerung gewährleisten.
Zum anderen gibt es die Betriebsprüfung als Richtsatzprüfung. Die Finanzverwaltung erstellt bundesweit jährlich eine Richtsatzsammlung zum Vergleich von Umsätzen und Gewinnen branchengleicher Unternehmen. Um diese Vergleichswerte zu ermitteln, prüfen Finanzämter jährlich die Betriebe unterschiedlicher Branchen, um ihre Datenbasis auf dem neuesten Stand zu halten. Welche Branchen geprüft werden sollen erfahren die Finanzämter von ihrer Aufsichtsbehörde.
Wer führt welche Betriebsprüfung durch?
Die Betriebsprüfung führt ein Betriebsprüfer des zuständigen Finanzamts durch. Die häufigste Form ist die Außenprüfung. Sonderprüfungen betreffen einzelne Steuerarten, wie Lohn- oder Umsatzsteuer.
Betriebsprüfungen können auch durch die Deutsche Rentenversicherung stattfinden. Dabei prüft die Behörde, ob die Sozialabgaben ordnungsgemäß gezahlt wurden. Diese Kontrolle verlangt der Gesetzgeber alle vier Jahre.
Überprüfungen können auch durch Zollbeamte durchgeführt werden. Meist wird dabei geprüft, ob Verbrauchssteuern richtig abgeführt wurden – beispielsweise die Biersteuer, Tabaksteuer, Kernbrennstoffsteuer oder Kfz-Steuer.
Wie oft findet eine Betriebsprüfung statt?
Laut der Statistik des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) fanden 2021 150.440 Betriebsprüfungen statt, von 8.409.671 erfassten Betrieben. Das entspricht einer Prüfungsquote von rund 1,8 Prozent.
Natürlich sind das Durchschnittswerte. Einzelne Unternehmer kann eine Betriebsprüfung auch häufiger treffen. Das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Eine entscheidende Bedeutung kommt dabei der Betriebsgröße zu.
Mehr Betriebsprüfungen bei größeren Unternehmen
Geprüft wurden 17,1 Prozent der Großbetriebe, 4,9 Prozent der Mittelbetriebe, 2,4 Prozent der Kleinbetriebe und 0,8 Prozent der Kleinstbetriebe eine Betriebsprüfung statt.
Großbetriebe müssen also im Schnitt alle fünf bis sechs Jahre mit einer Prüfung rechnen. Bei Mittelbetrieben sind es alle 20 Jahre, Kleinbetriebe ungefähr alle 40 Jahre und Kleinstbetriebe alle 100 Jahre.
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