Der SHK-Betrieb RASCH Gebäudetechnik aus Köln ist auf die Bereiche Badmodernisierung, Heizung, Haustechnik und Wohnraumlüftung spezialisiert. Gegründet wurde das noch junge Unternehmen im Juni 2023 von den Brüdern René und Andre Schmitt. Der Anstoß für das Familienunternehmen kam von Ihrem Vater: Nach Abschluss Ihrer Weiterbilungen zum Installateur- und Heizungsbaumeister sowie zum Betriebswirt überlegten die Brüder, wie Ihre nächsten Schritte aussehen könnten. Andre Schmitt erinnert sich: „Wir waren beide sicher, dass wir uns nach unseren Abschlüssen beruflich verändern wollen – vorzugsweise in Richtung Selbstständigkeit. Unser Vater sagte dann ‚tut euch doch zusammen, mit eurer Qualifikation ergänzt ihr euch doch perfekt‘“ Gesagt, getan: Das war die Geburtsstunde von RASCH Gebäudetechnik. Der Name setzt sich aus den Anfangsbuchstaben ihrer Vornamen René und Andre sowie des Nachnamens Schmitt zusammen. „Nicht selten ruft ein Kunde an und fragt nach Herrn Rasch.“ sagt René Schmitt und lacht.
Von Anfang an digital
Für René und Andre Schmitt stand von Anfang an fest, dass sie ihren Betrieb nur mit digitaler Unterstützung führen wollen. „Bei einer Neugründung sollte man direkt auf eine geeignete Handwerkersoftware setzen, damit sich erst gar nicht analoge Prozesse einschleichen können. Für mich gehört die digitale Prozessabwicklung in einem Handwerksbetrieb zum Pflichtprogramm.“ sagt René Schmitt. In dem noch jungen SHK-Betrieb werden bereits jetzt sämtliche Geschäftsvorgänge in der Bürosoftware Labelwin und der dazugehörigen App Label Mobile verwaltet und dokumentiert. „Durch den lückenlosen Informationsfluss fühlt sich der Kunde bei uns gut aufgehoben, weil er weiß ‚Ok, die wissen immer über alles direkt Bescheid wenn ich anrufe, die kümmern sich‘. Da muss niemand erst am Telefon sagen, dass er die Rechnung erst raussuchen und sich noch einmal melden muss. Ich gebe den Kundennamen ins System ein und habe alle Informationen zu dem Kunden oder Vorgang direkt vor mir und kann Kundenfragen sofort beantworten. Das gehört für mich zu einem guten Kundenservice dazu.“
Dazu zählt für ihn ebenfalls eine Rückmeldung beim Kunden noch am gleichen Tag: „Wenn ein Kunde im Büro angerufen hat, erstellt Andre mir in Labelwin eine Aufgabe mit der Bitte um Rückruf. Das sehe ich dann auch in meiner App auf dem Handy. Wie früher die gelben Post-Its – halt nur digital. Nichts geht unter und der Kunde muss nicht lange auf meinen Rückruf warten.“
Bild: Rasch Gebäudetechnik
Der Auswahlprozess
Bis das Unternehmen RASCH Gebäudetechnik diese Vorteile der Digitalisierung nutzen konnte, musste erst eine passende Software ausgewählt werden. René Schmitt erinnert sich:
„Ich bin Handwerker, mein Bruder ist der BWLer und Kaufmann – die Software musste also uns beiden gerecht werden. Auf der Meisterschule habe ich mit einer anderen Handwerkersoftware gearbeitet, die jedoch nicht unsere gesamten Wünsche und Bedürfnisse abdecken konnte.“ Label Software wurde ihm von zwei Kollegen empfohlen. Die Brüder ließen sich die Software zeigen und waren begeistert: „Wir haben nach einer Komplettlösung gesucht, die Kundendienst und Finanzbuchhaltung abdeckt – und gefunden. Anfangs war das dann auch eine finanzielle Frage. Denn ich sag mal so: Möchte man einen Mercedes, zahlt man auch einen Mercedes Preis. Aber der Preis ist absolut gerechtfertigt für das, was man von der Software an Funktionsumfang und Möglichkeiten bekommt. Deswegen war das später für uns auch kein Entscheidungskriterium mehr. Natürlich kann so eine Software nicht immer 100 % aller individuellen Wünsche erfüllen. Aber das ist ok. Ich finde man kann nicht erwarten, dass jede Eventualität eines Betriebes abgedeckt ist. Label ist aber aufgrund der vielen Möglichkeiten so flexibel, dass man es sich so zu Nutzen machen kann, wie man es für seine eigenen Betriebsprozesse benötigt.“
Anstatt also erst einmal den Betrieb zu gründen, zu schauen wie es läuft und sich dann erst für eine Bürosoftware zu entscheiden, wollten die Gebrüder Schmitt gleich digital starten.
Gründe für den digitalen Start
René Schmitt kann sich noch gut an die „analoge“ Arbeit mit Reportberichten in früheren Betrieben erinnern: „Ein Betrieb hat 3 Monteure. Das bedeutet auch 3 verschiedene Schriften. Dann hat jeder Monteur noch seinen eigenen Fachbegriff für ein Ersatzteil oder Fitting. Und dann sitzt da die arme Bürokraft am Nachmittag an der Rechnung. Neben ihr liegen die Reportzettel und Materialaufmaße. Und sie fängt an, Handschriften zu entziffern und im Onlineshop zu recherchieren, welches Bauteil der Monteur überhaupt im Sinn hatte und welche Artikelnummer dazugehört. Es ist ja nicht üblich, dass der Monteur alle Artikelnummern im Kopf hat und die dann idealerweise noch mit aufschreibt. Dann kann es auch gleich eine Stunde dauern, für die Erneuerung einer Toilette mit Spülkasten die Rechnung zu schreiben.“
Kurze (digitale) Wege
Mit Label Mobile ist das für ihn jedoch kein Problem mehr: „Wenn ich vor Ort bin und das Aufmaß machen muss, gehe ich jetzt einfach nur durch den Katalog und klicke die benötigten Artikel in der App an. Bei der Rechnungsstellung müssen wir kurz über das digitale Materialaufmaß schauen, die Artikelstammdaten werden von Datanorm gezogen. Und schon sind wir fertig mit der Rechnung. Ich glaube das Längste, was ich für eine Rechnung gebraucht habe, war eine Stunde. Aber das war dann auch eine mit über 100 Positionen“. Für René und Andre Schmitt bedeutet das ein wesentlich effizienteres und schnelleres Arbeiten.
Bild: Rasch Gebäudetechnik
Entwicklung des Betriebs
Mittlerweile hat der Betrieb zwei weitere Monteure eingestellt. Auch die neuen Mitarbeiter arbeiten unterwegs digital mit Smartphones: Kundendienstaufträge werden dokumentiert und Arbeitszeiten über die App „gestempelt. Für Andre Schmitt ergeben sich daraus eindeutige Vorteile für seine Kunden: „Wir rechnen nach Arbeitswerten á 10 Minuten ab. Wenn unser Monteur 47 Minuten vor Ort war, berechnen wir auch nur 50 Minuten. So hat der Kunde die Chance auf eine faire Abrechnung, weil nicht jede angefangene Stunde in Rechnung gestellt wird. Für die Monteure ist diese Art der minutengenauen Abrechnung auch kein Problem: sie stempeln ein, wenn sie vor Ort beim Kunden sind und stempeln wieder aus, wenn sie den Auftrag erledigt haben.“
Angst vor Kontrolle?
Was für die Kunden von Vorteil ist, könnte für die Monteure unter Umständen selbst als kritisch angesehen werden. „Manche haben ja das Gefühl: „Der Chef sieht, wann ich den Auftrag erledigt habe“. Und dann fühlt man sich kontrolliert. Natürlich könnten wir das auch ohne App machen. Aber dann heißt es für die Monteure: „Ihr müsst jeden Morgen in den Betrieb kommen und einstempeln. Abends müsst ihr wiederkommen und ausstempeln – denn das ist ja mittlerweile durch den Gesetzgeber gefordert. Ihr müsst dann auch jeden Kundenauftrag händisch niederschreiben und alle Wochenzettel am Freitag im Büro abgeben. Aber alles, was nicht abgegeben wurde, überweisen wir dann auch nicht. Also bietet die Verwendung der App und auch der Stempeluhr finanzielle Sicherheit für die Monteure.“
Bild: Label-Software
Erfahrung bisher
Die Gründer von RASCH Gebäudetechnik sind sehr zufrieden mit ihrer Entscheidung, direkt mit digitalen Werkzeugen in die Selbständigkeit gestartet zu sein.
René Schmitt sagt: „Ich würde es jederzeit wieder so machen und kann das allen Gründern im Handwerk nur empfehlen. Wir haben einen super Start hingelegt und wollen die Vorteile der Digitalisierung nicht mehr missen.“ Die Brüder intensivieren ihr digitales Wissen sogar noch: „Wir besuchen regelmäßig Seminare und Schulungen, um die Funktionen der Software zu vertiefen. Wenn man effizient arbeiten will, dann muss man sein Programm so gut wie möglich beherrschen - eine Software ist nur so gut, wie seine Mitarbeiter diese auch bedienen können.
Rückschau zum Vergleich
In meinem alten Betrieb zum Beispiel gab es zwar schon durchaus eine Software, der Chef hat die Nutzung und Datenpflege aber nicht vorgelebt. Da kam es schon mal vor, dass ich zu einer Heizungswartung gefahren bin, die ich selbst vor zwei Jahren das letzte Mal durchgeführt habe. Im System selbst war dazu aber nichts hinterlegt und ich hatte somit keine Historie vorliegen. Das ist kontraproduktiv. Dann kann ich mir die Software und den Aufwand eigentlich sparen.“ Bereits jetzt kann von den Brüdern also ein eindeutiges Fazit gezogen werden. „Digitalisierungsgegner können sagen, was sie wollen: Aber ohne Software wird das Arbeiten niemals so effizient sein wie mit einer Software.“
Bild: Rasch Gebäudetechnik
Autorin
Bild: S. Platen
