Täglich trifft der Chef die Entscheidung, welche Aufträge zuerst und welche später erledigt werden. Auch für das Montageteam sind Prioritäten wichtiger Bestandteil der Planung und Organisation. Prioritätensetzung heißt, bei der Arbeitseinteilung darüber zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig oder nachrangig zu erledigen sind, „eilig“ und „wichtig“ zu trennen. Der Monteur kann die Chefentscheidung oft nicht nachvollziehen, er hätte im Einzelfall vielleicht eine andere Einteilung vorgenommen. Der frühere US-Präsident Eisenhower hat als erster die „Dreigeteilte Arbeitserledigung“ und damit das Prioritätensystem entwickelt. Danach gibt es die Stufe A für eilige und wichtige Tätigkeiten, die Stufe B für entweder eilige oder wichtige Arbeiten und C für weder eilig noch wichtig. Die Einteilung der Arbeiten nach dem Prinzip „Was Spaß macht, mache ich zuerst und das Unangenehme anschließend“ soll damit ausgeschlossen werden.
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Probleme
Die Entscheidung über Dringlichkeiten ist eine sehr individuelle Angelegenheit, denn die Sichtweisen sind sehr subjektiv und wechseln ständig. Es ist ganz natürlich, dass man Arbeiten, die leicht von der Hand gehen, zuerst erledigt und nicht nach der Dringlichkeit fragt. Ob es immer richtig ist, dass ein Großkunde bevorzugt wird, bleibt offen. Ist der kleinere Kunde weniger wichtig? Entscheidend ist die Frage: „Wo habe ich mit negativen Folgen zu rechnen, wenn ich einen Auftrag nicht sofort erledige?“
Kritiker der Prioritäten meinen, der Zeitaufwand, der bei der Einteilung und ständiger Aktualisierung der Prioritäten entsteht, sei groß und rechtfertige dieses System nicht. Priorisierung schränke die Flexibilität ein, weil es nur noch um die Einteilung nach A, B und C geht. Bei einem nötigen „Feuerwehreinsatz“ können Prioritäten nicht berücksichtigt werden. Die betriebliche Praxis zeigt den Kritikern aber das Gegenteil, und wenn Priorisierung nicht auf Anhieb funktioniert, kann man das System nicht gleich ablehnen, sondern sollte sich um Perfektion oder zumindest Weiterentwicklung bemühen. Die Priorisierung ist die Grundlage des Zeitmanagements.
Wer Arbeiten falsch bewertet und vieles als eilig und wichtig einstuft, hat am Ende zu viele A-Aufgaben. Um die Fehlerquote bei der Einteilung zu reduzieren, bedarf es einer realistischen Einschätzung und der Rücksprache mit dem Team.
Die dringlichste Aufgabe ist nicht immer die wichtigste, doch nehmen Dringlichkeiten oft einen viel zu großen Teil der kostbaren Zeit in Anspruch, weil andere drängen. Durch die Vorgaben anderer werden Aufgaben subjektiv als eilig eingestuft, obwohl sie objektiv nur wichtig sind. Bei der Arbeitseinteilung braucht man auch ein Stück Eigenbestimmung, wenn man Kunden fragt, ist alles immer sehr dringend. Der Monteur wird vor Ort selbst entscheiden, welcher Arbeitsschritt jetzt gleich und welcher später erledigt wird. Er verliert die Eigenbestimmung, wenn er dem Druck des Kunden nicht widerstehen kann. Am Ende eines Arbeitstages stellt man oft fest, dass zwar viel erledigt wurde, aber eilige Dinge liegengeblieben sind.
Prioritäten: Erst A, dann B, dann C
Bei der Einteilung geht es dem Chef um die Unterscheidung zwischen „wichtig“ und „eilig“.
Mit der Zeit ändern sich die Voraussetzungen, so dass C-Arbeiten zu A oder B aufsteigen. Die Vorfahrtsregel lautet: Eiliges wird vor dem Wichtigen bearbeitet. Damit es nicht zur Überforderung einzelner Monteure kommt, hat der Mitarbeiter auch ein Mitspracherecht.
Falls eine Arbeit mehr Zeit beansprucht als geplant, werden „Pufferzeiten“ gebucht. Dafür reserviert man etwa 20 Prozent der Planzeit. Die Alternative zu Pufferzeiten: Eine Stunde hat grundsätzlich nur 45 Minuten, es werden nie 60 Minuten verplant, so verbleiben für unvorhergesehene Dinge immer 15 Minuten Reserve.
Wenn man aber alles als A-Arbeit einstuft, hat man zu viele. Hier sollte man sich um eine möglichst realistische Einschätzung zum Umfang einer Tätigkeit – und was von ihr alles abhängt – bemühen. So reduziert man die Fehlerquote.
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Auf die Sichtweise kommt es an
Die wesentliche Frage ist, aus wessen Sicht Tätigkeiten eilig sind oder wichtig oder keines von beiden. Aus Mitarbeitersicht? Aus Sicht eines Kunden? Aus Sicht des Vorgesetzten? Was für den Chef Prio B hat, bedeutet für den Kunden Prio A. Sichtweisen sind sehr subjektiv. Das kann zu Diskussionen führen, weil jeder ein anderes Argument hat, warum gerade diese Arbeit dringender ist als eine andere.
So wird’s gemacht
Auf einer Liste werden die einzelnen Aktivitäten und die dazu gehörigen Erledigungstermine notiert. Anschließend erfolgt die Einteilung nach Prioritäten. Dann werden der ungefähre Zeitanteil für die Tätigkeit geschätzt und die Pufferzeit berücksichtigt. Während der Erledigung sollten Arbeitsunterbrechungen möglichst vermieden werden, vor allem wenn die A-Aufgabe einen hohen Schwierigkeitsgrad hat. Dafür sind die störarmen Zeiten geeignet, meist gegen Mittag oder gegen Abend, weil in dieser Zeit Arbeitsunterbrechungen seltener vorkommen. Der Schwierigkeitsgrad einer Aufgabe bestimmt zu welcher Tageszeit die Arbeit erledigt wird. Leichtere Arbeiten können in der störanfälligen Zeit, von ca. 9:00 bis 11:30 Uhr erledigt werden. Der Chef ist bei der Priorisierung auch auf die Meinung seines Teams angewiesen und sollte sich durch Rückfragen Klarheit verschaffen.
Es ist ganz natürlich, dass man Arbeiten, die leicht von der Hand gehen, zuerst erledigt und nicht nach der Dringlichkeit fragt. Deshalb werden einfache Angebote, die keine Anstrengung erfordern, bevorzugt, die größeren bleiben erst mal liegen. Wer um die negativen Folgen falscher Einteilung weiß, bemüht sich stärker, sie zu vermeiden, und geht sorgfältig mit der Einteilung und dem Zeitaufwand um. In Ausnahmefällen kann man, ohne über Prioritäten nachzudenken, das zuerst erledigen, was am wenigsten Zeit benötigt.
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