Rund 30 bis 50 Aufträge wickelt GreAt im Raum Solingen und Düsseldorf tagtäglich ab. Eine Vielzahl an Aufträgen bedeutet im Umkehrschluss auch eine Menge an Auftragszetteln, Dokumentationen und Rechnungen. „Die Mitarbeiter mussten für jeden Kunden einen einzelnen Zettel per Hand schreiben und diese dann für die Übertragung in die Rechnungssoftware am besten täglich ins Büro bringen”, erklärt Geschäftsführer Thierry Greven. Dies fiele nun weg. Für die Digitalisierung der Auftragszettel und anschließende Rechnungsstellung habe er allein zwei Mitarbeiter abstellen müssen. „Bevor wir HERO genutzt haben, brauchten wir zwischen fünf und zehn Minuten pro Rechnung”, erinnert sich Greven. „Dank HERO können wir die vorher digital erstellten Auftragszettel nun direkt, einfach per Knopfdruck in eine Rechnung umwandeln und als E-Mail an die Kunden verschicken.” Alle Positionen, die der Monteur vor Ort beim Kunden in den Auftragszettel einträgt, werden bei HERO direkt mit einem Preis hinterlegt. So können die Positionen des Auftragszettels eins zu eins für die Rechnung übernommen werden. Die Zeitersparnis dadurch ist laut Greven enorm: Mittlerweile bräuchten sie nur noch eine Minute pro Rechnung und lediglich einen anstatt zwei Mitarbeitern in der Buchhaltung. Durch den direkten, digitalen Versand der Rechnungen über die Software spart GreAt jetzt auch die monatlich anfallenden Portokosten von 500 bis 1.000 Euro ein.
Bild: GreAT
Kunden & Mitarbeiter profitieren
Aber nicht nur die beiden GreAt Geschäftsführer Thierry Greven und Derya Atasoy sind überzeugt. HERO erleichtert auch den Mitarbeiter*innen den Arbeitsalltag erheblich. „Für unsere Mitarbeiter ist es inzwischen wesentlich einfacher. Sie brauchen keine Zettel mehr ausfüllen, die dann womöglich lose im Auto herumliegen und gegebenenfalls verloren gehen”, so Greven. Denn es sei auch schon mal vorgekommen, dass der ein oder andere Auftrag nicht abgerechnet wurde. „Mit HERO können wir die Abwicklung des gesamten Auftrags zu 100 Prozent verfolgen. Nicht geschriebene oder verlorene Auftragszettel sind damit Geschichte”, betont Greven. Die Mitarbeiter von GreAt nutzen HERO vor Ort beim Kunden via iPad. Insgesamt kommt die Software bei der Belegschaft sehr gut an. Insbesondere die Tatsache, dass Texte einfach diktiert werden können, sei ein Vorteil. Eventuelle Rechtschreibprobleme wären somit auch kein Thema mehr. Neben Privathaushalten zählen vor allem auch Hausverwaltungen zu den Kunden von GreAt. Bei beiden Kundengruppen ließe sich mit der digitalisierten Projektabwicklung punkten. So würden Hausverwaltungen mittlerweile sogar digitale Rechnungen mit bebilderter Dokumentation und Arbeitszettel verlangen.
Cloud & Digitalisierung für das Handwerk unverzichtbar
Für Greven war direkt klar, dass für seinen Betrieb nur eine cloudbasierte Lösung infrage kommt. Bedenken, dass die Daten nun extern in der Cloud gespeichert sind, habe er keine – ganz im Gegenteil: „In erster Linie haben wir uns aufgrund der Datensicherheit für eine Cloudlösung entschieden. Was ist, wenn hier mal die Bude abbrennt?” Aber auch die Vorteile für den täglichen Arbeitsalltag waren ausschlaggebend für die Entscheidung pro Cloud. So können er und seine Mitarbeiter nun von überall unterwegs auf die Daten zugreifen. Das sei für die Gegebenheiten und Abläufe in seinem Betrieb perfekt. Neben der Cloudtechnologie bricht Greven auch eine Lanze für die Digitalisierung des Handwerks im Allgemeinen: „Die Digitalisierung ist nicht mehr wegzudenken und ich kann allen Betrieben nur empfehlen, von der Zettelwirtschaft wegzukommen”. Natürlich sei es zunächst schwierig, bestimmte Dinge umzustellen, die man seit Jahren auf eine gewisse Weise gemacht hat. Neben der Überwindung, etwas Neues zu probieren, koste die Umstellung auch ein wenig Zeit. Laut Greven ist das aber ein Investment, das sich lohnt. Denn das Resultat sei eine erhebliche Vereinfachung des Betriebsablaufs sowie Zeit- und Kosteneinsparungen.
1 Das Schreiben von Rechnungen kostet Zeit und Geld. Effektive Digitalisierung kann beim Sparen helfen.
2 Cloudtechnologie ermöglicht den Zugriff auf Daten von einem beliebigem Ort.
Bild: Hero Software GmbH
