Handeln statt verwalten – diesen Grundsatz verfolgen erfolgreiche Unternehmen. Die Digitalisierung leistet hier einen entscheidenden Beitrag, weil sie die Prozesse vereinfacht und automatisiert. So werden in der Belegschaft wertvolle Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten frei, die Unternehmen im Wettbewerb voranbringen. Der Heizungs- und Sanitärgroßhandel RHS trieb die Digitalisierung im Haus bereits sehr früh voran und optimierte die internen Prozesse seither stetig. Gelungen ist dies mit einem modernen Dokumenten- und Eingangsrechnungsmanagement.
Digitalisierung bei RHS: so fing es an
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Stephan Huber dachte schon an fortschrittliche Technologien, als das Schlagwort „digitale Transformation“ noch längst nicht in aller Munde war. Schon vor über 20 Jahren war es ihm im Sinne seines Unternehmens und vor dem seiner Kundschaft ein großes Anliegen, interne Prozesse und die Kommunikation durchgehend digital auszugestalten.
Der Weg dahin war zwar steinig, doch die Mühe hat sich gelohnt: Der lokale Fachgroßhandel für Sanitär, Heizung und Installationssysteme aus Niederbayern kann sich mit seinen rund 40 Mitarbeitenden auch gegen große Konkurrenten behaupten und steht wirtschaftlich gut da.
Doch von Anfang an: 2002 führte Stephan Huber, Geschäftsführer der RHS Heizungs- und Sanitärgroßhandel GmbH, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein – trotz gewisser Widerstände seiner Belegschaft. „Die Mitarbeitenden der Generation 40+ vertraten damals noch den Standpunkt, dass EDV nichts für sie ist“, erinnert sich Huber. „Doch ich konnte sie überzeugen, dass die modernen Technologien die Wettbewerbsfähigkeit unseres Unternehmens sichern und uns wirtschaftliche Vorteile verschaffen.“
Denn in dem Fachgroßhandel fallen jeden Tag überproportional viele Belege an – Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen –, die die im Vergleich zu dieser Anzahl wenigen Mitarbeitenden in kurzer Zeit manuell nicht verarbeiten können. Um den Kundinnen und Kunden aber möglichst schnell eine verlässliche Auskunft geben zu können und der eigenen Maßgabe, dass die Verarbeitung von Belegen maximal einen Tag dauern soll, gerecht zu werden, sind digitale Prozesse bei RHS entscheidend.
Belege schnell und papierlos bearbeiten
Kurz nach der Implementierung des DMS digitalisierte Huber deshalb in Zusammenarbeit mit der topfact AG aus Rosenheim, die auf digitale Geschäftsprozesse und Dokumentenmanagement spezialisiert ist, sukzessive sämtliche Arbeitsprozesse. „Die Bearbeitung der Belege sollte schnell und papierlos erfolgen“, erklärt Huber seine Beweggründe. Dies gelingt inzwischen zum Beispiel mithilfe digitaler Stempel: Stellt die Buchhaltung beispielsweise einen Widerspruch in der Rechnung eines Lieferanten fest, versieht sie diese mit einem Kontrollstempel für eine gewisse Arbeitsgruppe (Sanitär oder Heizung).
Für diese Gruppe erstellt das System eine Aufgabe und fordert die Teammitglieder auf, den Beleg zügig zu kontrollieren und richtigzustellen. Ist das erfolgt, erhält der Beleg einen Erledigt-Stempel und wird zur Buchung zurück an die Buchhaltung verwiesen. „Die Prozesse im Haus sind dadurch klar und es ist sauber geregelt, wer welche Aufgaben hat“, beschreibt Huber. Mitarbeitende müssen nicht länger mit Papierrechnungen durchs Haus laufen und andere zum Kontrollieren auffordern. Huber: „Die Arbeitsweise ist nun deutlich effizienter und das Miteinander harmonischer.“
RHS Heizungs- und Sanitärgroßhandel
Die moderne Arbeitsweise wirkt sich auch auf die Mitarbeiterbindung und -gewinnung aus. So erzählt der RHS-Geschäftsführer, dass Praktikantinnen und Praktikanten jedes Mal positiv überrascht sind, wie der Fachgroßhandel arbeitet. „Die kommen dann für einen festen Arbeitsvertrag oder eine Ausbildung lieber zu uns als zur Konkurrenz“, freut sich Huber. Ein Fakt, der dem Unternehmen angesichts des Dauerbrenners „Fachkräftemangel“ einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschafft.
E-Rechnungen? Längst eingeführt!
Vor fünf Jahren führte RHS auch das Rechnungsmanagement von topfact ein, forderte von den Lieferanten, Rechnungen fortan per E-Mail an eine zentrale Adresse zu senden und verschickt Ausgangsrechnungen selbst auch bereits überwiegend im digitalen Format (ZUGFeRD). Der Fachgroßhandel war der Zeit damit erneut einen großen Sprung voraus und profitiert nun umso mehr davon: Denn ab 2025 wird die E-Rechnung im Zuge des Wachstumschancengesetzes ohnehin verpflichtend.
„Wir nutzen die Vorteile der E-Rechnung aber schon einige Jahre“, betont Huber. Denn Eingangsrechnungen werden per OCR-Kennung (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) automatisch ausgelesen und formatunabhängig in die Prüfungs- und Freigabeprozesse gebracht. Das Rechnungmanagement topfact6 führt zudem eine synchronisierte Prüfung mit dem Warenwirtschaftssystem Mesonic durch, die Rechnungen werden also mit den Bestellbelegen aus dem ERP abgeglichen. Die Bestellung und der Lieferant werden so automatisch erkannt und die Rechnung direkt richtig zugeordnet.
Im vergangenen Jahr wechselte RHS schließlich auch mit dem DMS zu topfact, nachdem der Digitalisierungsspezialist die spezifischen Anforderungen des Fachgroßhändlers umgesetzt hatte. So war für Huber beispielsweise wichtig, dass sich im DMS mehrere Suchdialoge nacheinander ausführen lassen, bei denen die Ergebnisse jeweils stehen bleiben. Zudem sollen sich im System mehrere Belege gleichzeitig öffnen lassen. „Wenn ein Mitarbeitender gerade einen Beleg bearbeitet und dann aber ein anderer Kunde anruft, soll er seine angefangene Aufgabe geöffnet lassen und für den Kunden am Telefon parallel die passenden Belege heraussuchen können“, beschreibt Huber die Notwendigkeit seiner Wünsche. „Topfact hat da individuell auf uns reagiert und unsere Anforderungen umgesetzt.“
Mit schnellerem DMS einfacher suchen
Der Umzug des DMS verlief problemlos und zügig, das gesamte Projekt war innerhalb von drei Monaten komplett abgeschlossen. Das Kopieren der alten Belege – mehrere Millionen – wurde sogar ein einem einzigen Tag vollzogen, die Mitarbeitenden konnten die alten Belege also sofort wiederfinden. RHS profitiert dank des Umstiegs nun von einem schnellerem DMS mit besserer Suche sowie einer effizienteren Administration und Abstimmung, da nun alle Systeme von einem Anbieter stammen. Das hat auch Vorteile für die Zusammenarbeit der verschiedenen Programme: Die Belege, die ja schon länger über das topfact-Rechnungsmanagement verarbeitet werden, werden nun auch vollautomatisiert im Archiv abgelegt.
RHS Heizungs- und Sanitärgroßhandel
Auch das ERP-System ist optimal in die DMS-Prozesse eingebunden, die Ausgangsdokumente werden ebenfalls im DMS archiviert und stehen allen Mitarbeitenden unabhängig vom Zugriff auf das ERP-System zur Verfügung und sind somit schnell und transparent abrufbar. „Ich will nicht unter Druck geraten, sondern entspannt in die Zukunft schauen“, begründet Huber seinen Ansporn in Sachen Digitalisierung. „Mit dem neuen DMS gelingt mir das.“
Fazit
Das Unternehmen RHS Heizungs- und Sanitärgroßhandel verfolgt erfolgreich das Prinzip „Handeln statt verwalten“ durch konsequente Digitalisierung. Dank frühzeitiger Implementierung moderner Dokumenten- und Rechnungsmanagementsysteme konnte RHS seine internen Prozesse optimieren und automatisieren, was zu einer effizienteren Arbeitsweise und verbesserten Wettbewerbsfähigkeit führt. Stephan Huber, Geschäftsführer der RHS, setzte bereits vor über 20 Jahren auf digitale Transformation, trotz anfänglicher Widerstände. Heute profitieren die rund 40 Mitarbeitenden von klar strukturierten, papierlosen Abläufen, die die Produktivität steigern und die Mitarbeiterbindung stärken. Die fortschrittliche Arbeitsweise verschafft RHS zudem einen entscheidenden Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte. ■
Quelle: topfact / ml
Autorin: Julia Kowal, Redakteurin für Wordfinder PR
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